Ang office management ay kailangan na kailangan ngayon pagka’t bahagi na ito ng maayos na galawan para makasabay, kung hindi man maging angat, sa industriyang ginagalawan ng isang kompanya.
Sa office management, ito ay isang profession at kinabibilangan ng pagdidisenyo, implementasyon, evaluation at pagmamantina sa proseso ng pagtatrabaho sa loob ng isang tanggapan o ng ibang organisasyon. Ito ay ginagawa upang makamit at mamantina ang pagiging epektibo at produktibo ng isang tanggapan o kompanya.
Sa pagmamantinang ito, kasama sa maayos na pamamalakad na dapat ay may teamwork na nangyayari sa bawat miyembro o mga nagtatrabaho sa loob ng isang opisina.
May mga paraan din o estilo para magampanan at magkaroon ng active na office management, gaya ng mga sumusunod:
1. Mahusay na pagpaplano
Bilang isang lider, boss o office manager, dapat mayroong active at lively good planning mula sa office meetings, pamamahala ng delegasyon, at iba pang business operations sa loob ng organization para ma-execute ang lahat nang maayos sa tamang oras.
2. Mahusay na pamamahala
Sa mataas na posisyong iyong hinahawakan, parte ng iyong trabaho na maging responsable sa administrative tasks sa organization na kinapapalooban. Kasama sa trabahong ito ang pumili ng mga karapat-dapat na mga tao, tanggalin ang mga underperforming na empleyado, mag-evaluate ng performance appraisal, magkaroon ng training at mag-supervise ng bagong mga empleyado. Kailangan pa rin ng mga pagpaplano rito, mag-schedule at um-attend ng meetings at gayundin, mag-perform sa iba pang business operations.
3. Mahusay na pag-aanalisa
Bilang isang office manager, dapat ay magkaroon ng uri ng analytical skills na magawa mo ang iyong trabaho in the best possible way. Dito, dapat ay maging aware ka sa proseso, practices, at procedures na magawa ang iyong trabaho nang tama. Dapat ay maging sharp ka na ma-identify ang anumang inefficiency at mag-suggest ng pinakamaganda at possible solutions na makakapag-contribute sa paglago ng kompanya.
4. Kahusayan sa computer
Lahat ng kompanya ay nasa computer age na at matagal na panahon na itong nagsimula. Bilang office manager, dapat ay magkaroon ka ng strong hands-on practice sa computer skills ranging from the word processor to excel at power point. Ito ay dahil maaaring hingan ka ng trabahong kakailanganin ang tulong ng teknolohiya. Ito ay gaya ng data entry, making sheets in excel, paglikha at pagprisinta ng power point. Dapat lagi kang at best sa paggawa ng day to day office management computer operations accurately, efficiently at dapat ito ay in a professional way. Kaya naman, mahalagang ang iyong arsenal ay dapat equipped na may desire ka talaga at may computer skills dahil ang isang tremendous amount ng responsibility ay laging nanggagaling sa office managers.
5. Kahusayan sa komunikasyon
Bilang isang office manager, mahalagang mayroon kang strong communication skills dahil ikaw ang unang tao na hahanapin o kahaharapin ng mga bisitang darating sa inyong kompanya. Ito ay nangyayari lalo na kung walang respective professionals na iba pang haharap sa mga bisita. Dito, kailangang ma-delegate ang trabaho ganoon din sa loob ng isang organization at makapagbigay ng tamang atensyon nang sabay sa iba pang tasks. Mahalagang maging malinaw, at magkaroon ng epektibong komunikasyon sa iba, sa mismong tao at sa mga bisita pero dapat maging friendly sa paraang ito – ito man ay verbally o in written form. Dapat lagi kang professional dahil mabigat ang iyong tungkulin. Ang papel mo rito ay isang bridge between the employees working in the organization.
6. Kahusayan sa Time management
Bilang bahagi ng iyong trabaho, dapat ay magkaroon ka ng excellent skills sa time management para ma-utilize ang bawat minuto ng iyong trabaho to its fullest potential at ma-squeeze out ang maximum outcome. You should be able to properly allocate and handle every task on time without any wastage of time.
7. Mahusay sa ‘out of the box thinking’
Bilang isang office manager, dapat makapag-isip ka nang malawak – think out of the box para ma-cater ang bawat business task effectively na siguradong makakapag-contribute sa organization growth ito man ay short-term o long-term.
8. Kahusayan sa leadership
Bilang leader sa office, kailangang maayos ang pamamahala mula sa simulant ng organization, mula sa pagsisimula ng araw hanggang matapos ang daily tasks. Kailangang ma-motivate ang employees para sila ay makapag-produce rin ng mahusay na resulta ng trabaho. Kailangan laging on ang teamwork sa inyong organization. Dito bawal ang kanya-kanyang sagwan.
Hindi ka dapat pumapanig sa sinoman lalo’t may kamalian. Kailangan laging masigurong balanse ang lahat para walang napag-iiwanan – bagay man o tao at upang maging positibo at produktibo ang bawat galaw ng empleyado.
9. Kahusayan sa interpersonal skills
Bilang bahagi ng iyong responsibilidad, kailangang mayroon kang social skills sa iyong mga empleyado na involved sa company o ang outside visitors. Dapat magkaroon ng positive approach at attitude na magreresulta sa great teamwork.
516
