(NI DANG SAMSON-GARCIA)

HINIMOK ni Senador Sonny Angara ang mga ahensya ng gobyerno na gawin nang digital ang pag-iimbak ng kanilang mga dokumento.

Sinabi ni Angara na marami sa mga ahensya ng pamahalaan ang kinakailangang mag-imbak ng mga dokumento sa mahabang panahon na maituturing na bangungot sa mga ito.

Kadalasan anya sa mga ahensya ay inilalaan na ang malaking bahagi ng kanilang tanggapan para mapaglagyan ng kanilang mga dokumento.

Iginiit ni Angara na ang digitization ang posibleng sagot sa problema ng mga ahensya lalo pa’t patuloy ang pagdami ng mga dokumento.

“Marami sa mga ahensya ng gobyerno ay kailangang magtago ng kanilang mga dokumento. Sa ilang ahensya, tulad ng COA (Commission on Audit) at BIR (Bureau of Internal Revenue), ang kanilang ‘retention period’ ay umaabot ng 10 taon. Talagang mapupuno ang opisina nila ng papeles dahil dito,” saad ni Angara.

Sa hearing para sa proposed P12.9 billion budget ng COA sa 2020, inihayag ni COA Chairman Michael Aguinaldo ang kanilang hirap sa pagtatago ng mga dokumento.

Mandato ng COA na i-audit ang lahat ng ahensya ng gobyerno at kailangan nilang itago ang mga dokumento sa loob ng 10 taon.

“It becomes a storage problem because as government gets bigger, more paper (is accumulated), wala pa masyadong nag a-automate so we’re stuck with that. We also haven’t been able to do digitization yet also because lack of budget,” giit ni Aguinaldo.

“Digitization may cost a lot initially, but in the long run, it will mean more savings for offices. They no longer have to rent storage facilities or construct new structures to keep their documents. Access to these documents would also become easier and you can practically store these for a lifetime,” sagot naman ni Angara.

Bukod sa digitization, sinabi ni Angara na dapat na ring gawin ang automation sa mga ahensya ng gobyerno para maging maayos ang productivity.

Sa automation, iginiit ni Angara na mas magiging mabilis din ang pagtukoy sa katiwalian sa mga transaksyon ng gobyerno tulad sa proseso ng claim sa Philippine Health Insurance Corporation.